Trimac Transportation

Der Kunde

Trimac Transportation bietet Schüttguttransporte, Logistikdienstleistungen und damit verbundene Transportlösungen in ganz Nordamerika an. Dazu gehören der Transport flüssiger Schüttgüter für die Chemieindustrie, trockene Schüttguttransporte für die Bau-, Bergbau- und Forstwirtschaft sowie erdölbasierte Produkte und Industriegase. Die Mission von Trimac ist es, durch sichere Produkt- und Serviceleistungen Mehrwert für Anteilseigner zu schaffen, innovative Lösungen für Kundenanforderungen zu entwickeln und durch kostenoptimierte Gesamtlösungen solide Erträge zu erwirtschaften.

1945 in Moose Jaw, Saskatchewan, gegründet, hat sich Trimac zur Branchenführerschaft entwickelt und ist heute einer der größten Massenguttransporteure in Nordamerika – mit über 4.000 Mitarbeitern und selbstständigen Vertragspartnern an mehr als 140 Standorten.

Die Herausforderung

Trimac unterhält zahlreiche Geschäftspartnerschaften mit anderen Unternehmen, für die jeweils ein Vertrag erforderlich ist, der die Bedingungen dieser Partnerschaft regelt. Vor der Zusammenarbeit mit Hitachi Solutions lief das Vertragsmanagement bei Trimac weitgehend papierbasiert ab, wobei die Rechtsabteilung große Mengen an Dokumenten manuell bearbeitete. Dies stellte aus mehreren Gründen ein Problem dar: Der manuelle Prozess war zeitaufwändig und fehleranfällig, und physische Vertragsdokumente waren schwer zu verwalten und abzurufen. Es war offensichtlich, dass Trimac ein zentrales, durchsuchbares und sicheres Vertragsmanagementsystem benötigte – idealerweise ein automatisiertes.

Eine weitere zentrale Herausforderung war das Vertriebssystem des Unternehmens. Trimac nutzte ursprünglich Salesforce als Front-End-CRM und Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations im Back-End, doch diese Systeme waren nie richtig integriert, was den gesamten Lead-to-Cash-Prozess ineffizient machte. Trimac war klar, dass entweder beide Systeme vereint oder Salesforce komplett ersetzt werden musste – schließlich wurde die Lösung kaum mehr als Ablagesystem für Opportunity-Details genutzt. Aus praktischer Sicht entschied sich Trimac für die Migration von Salesforce zu Microsoft, eine vollständige Dynamics 365-Implementierung und den schrittweisen Ausbau mit zusätzlichen Modulen – mit dem Ziel, auch das Preiskalkulationstool zu standardisieren und zu automatisieren.

Unser Ziel war es, eine Lösung zu implementieren, die sich nahtlos in unsere bestehenden Anwendungen einfügt und unseren Nutzern ein besseres Erlebnis bietet, das sich in unsere Arbeitsabläufe integriert.

Aus Branchensicht musste Trimac auch für die Zukunft planen. Die Website war nach außen gerichtet und passiv, und das Unternehmen wusste, dass es auf ein Self-Service-Modell umsteigen musste und eine Plattform benötigte, die die Komponenten eines Kundenportals unterstützen konnte. Die User Experience hatte höchste Priorität, da Trimac über eine sehr vielfältige und geografisch verteilte Nutzergruppe verfügt – daher war es wichtig, ein System bereitzustellen, das zugänglich und intuitiv ist.

Die Lösung

Da Trimac bereits Dynamics 365 Finance and Operations im Backend nutzte, erschien die Migration von Salesforce zu Dynamics als logischer nächster Schritt – zumal das Unternehmen von Microsofts Ruf für kontinuierliche Innovation überzeugt war. Bei der Wahl eines Implementierungspartners verglich Trimac verschiedene Microsoft-Partner auf dem lokalen kanadischen Markt. Diese Suche führte das Unternehmen zu Hitachi Solutions Canada. In Gesprächen mit den Vertriebs- und Presales-Teams von Hitachi Solutions erfuhr Trimac von den Transport-IP-Fähigkeiten und der Branchenerfahrung von Hitachi Solutions. Daraufhin entschied sich Trimac für eine Partnerschaft mit Hitachi Solutions, um von Salesforce zu Dynamics zu migrieren und die CRM-Lösung Microsoft Dynamics 365 Customer Engagement zu implementieren.

Mit Dynamics 365 Customer Engagement kann Trimac jetzt Leads in Opportunities umwandeln, Tarifkarten teilen, Codes in Kontakte konvertieren, Verträge mit Kunden unterzeichnen und vieles mehr – alles innerhalb eines konsolidierten End-to-End-Prozesses. Dadurch kann Trimac den gesamten Lead-to-Cash-Zyklus engmaschig überwachen und sorgt für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit. Das Unternehmen kann außerdem das Vertragsmanagement digitalisieren, was es dem Rechtsteam erleichtert, Vereinbarungen zu prüfen, Genehmigungen von Handelspartnern einzuholen und den Status jedes Vertrags zu verfolgen. Das System erzeugt automatisch E-Mail-Benachrichtigungen zur Verlängerung 30 bis 60 Tage vor Vertragsablauf, sodass Kunden automatisch verlängern können. Trimac nutzt zudem die Vertragsmanagement-Funktionen von Dynamics 365 Customer Engagement, um Kennzahlen für das Customer Lifecycle Management zu erfassen – nahtlos integriert mit Dynamics 365 Finance and Operations und den übrigen Systemen des Unternehmens.

Warum Hitachi Solutions

Trimac entschied sich aufgrund der branchenspezifischen IP-Lösungen und Erfahrung im Transportwesen für Hitachi Solutions Canada und schätzte das sorgfältige Budgetmanagement sowie die echte Hingabe, mit der das Team das Projekt vorantrieb.

Hitachi Solutions hat sich wirklich für unser Projekt eingesetzt. Ich hatte nie das Gefühl, dass sie einen Freibrief ausnutzen und uns dann mit Änderungsanträgen bombardieren würden. Ich habe schon mit vielen verschiedenen Drittanbietern bei der Implementierung großer Produkte zusammengearbeitet, und ich muss sagen: Von allen ist mir Hitachi Solutions als einer der besten Partner in Erinnerung geblieben.

Die Vorteile

• Ein integrierter End-to-End-Prozess vom Lead bis zum Zahlungseingang auf einer einzigen Plattform – mit mehr Transparenz und Verantwortlichkeit
• Digitalisiertes Vertragsmanagement, das die Prüfung von Vereinbarungen, die Genehmigung durch Geschäftspartner und die Überwachung des Status jedes Vertrags erleichtert
• Automatische E-Mail-Erinnerungen 30 bis 60 Tage vor Ablauf, damit Kunden automatisch verlängern können
• Die Möglichkeit, Kennzahlen für das Customer-Lifecycle-Management zu erfassen
• Nahtlose Integration mit Dynamics 365 Finance and Operations und den anderen Systemen des Unternehmens
• Die Bausteine für ein Self-Service-Kundenportal mit Einblick in Online-Bestellungen, Sendungen und Rechnungen

Wie geht’s weiter?

Dank Hitachi Solutions und Dynamics 365 Customer Engagement profitiert Trimac nicht nur von integrierten Systemen, automatisierten Verlängerungen und einem effizienteren Vertragsmanagement, sondern verfügt auch über die Grundlagen für die Zukunft. Die Transparenz, die Dynamics 365 über Online-Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen und mehr bietet, wird als Basis für die Entwicklung eines Self-Service-Kundenportals dienen.