Informationen zur Transparenz
Berichterstattung über unser geschlechtsspezifisches Lohngefälle
Lesen Sie hier unseren Bericht zum geschlechtsspezifischen Lohngefälle.
1. Verantwortlichkeit und Kontaktdaten
Verantwortlich gemäß Art. 4 Abs. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist
Hitachi Solutions Europe Limited
23. Etage, 110 Bishopsgate, London, Vereinigtes Königreich, EC2N 4AY
Telefon: +44 (0)204 526 8510
E-Mail: [email protected]
Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten wie folgt:
Bryan Coley
Hitachi Solutions Europe Limited
Telefon: +44 (0)204 526 8510
E-Mail: [email protected]
2. Quellen und Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden, deren Bevollmächtigten oder interessierten Parteien erhalten. Dabei kann es sich um folgende Daten handeln:
- Personenbezogene Daten (Name, Kontaktdaten, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht)
- Daten, die sich aus der Erfüllung unserer Verpflichtungen ergeben (Name, Kontaktdaten, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail sowie gegebenenfalls weitere Angaben – je nach der jeweiligen Verpflichtung)
- Daten für Werbe- und Vertriebszwecke (Name, Kontaktdaten, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail)
- Auftragsdaten (Name, Kontaktdaten, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail, ggf. weitere Angaben – je nach Projekt)
- Weitere Daten, die mit den oben genannten Arten vergleichbar sind
Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Medien oder Internet) auf zulässige Weise erhoben haben und deren Verarbeitung den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.
3. Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und des DPA (Datenschutzgesetz von 2018) sowie aller sonstigen einschlägigen Gesetze:
1. zur Erfüllung unserer Vertragsbeziehungen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO)
Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erbringung unserer Dienstleistungen und zur Abwicklung von Geschäftsvorgängen im Rahmen von Kundenverträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Allgemeinen nach dem Vertragsgegenstand und können unter anderem auch Bedarfsanalysen und Beratungen umfassen.
2. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen. Beispiele hierfür sind die Geltendmachung von Rechtsansprüchen und die Verteidigung im Falle von Rechtsstreitigkeiten, die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des Betriebs unserer IT-Systeme, die Überprüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zum Zwecke der direkten Kundenansprache, Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z. B. Zugangskontrollen) sowie Maßnahmen zur Unternehmensführung und zur Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.
3. aufgrund gesetzlicher Vorschriften (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO)
Wir unterliegen verschiedenen gesetzlichen Verpflichtungen. Dazu gehört insbesondere die Erfüllung steuerlicher Kontroll- und Meldepflichten
4. auf der Grundlage einer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO)
Sofern wir eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erhalten haben, ist die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf dieser Grundlage gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Erklärung ist in freier Form möglich.
4. Datenempfänger
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten jene Abteilungen Zugang zu personenbezogenen Daten, die sie zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen benötigen. Auch von uns beauftragte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, sofern sie zur Vertraulichkeit verpflichtet sind und unsere Datenschutzvorgaben einhalten.
Hinsichtlich der Weitergabe von Daten außerhalb unseres Unternehmens halten wir uns strikt an die Geheimhaltungsvorschriften in Bezug auf alle Daten unserer Kunden und Interessenten. Wir dürfen Informationen weitergeben, wenn wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Auskunftserteilung verpflichtet sind oder wenn wir einer solchen Weitergabe zugestimmt haben. Auch die von uns beauftragten Dienstleister müssen die Einhaltung der Vertraulichkeitsvorschriften und der Bestimmungen der DSGVO gewährleisten. Dabei handelt es sich vor allem um Dienstleister für die Vernichtung von Datenträgern, EDV-/IT-Support- und Wartungsdienstleister, Rechtsberater, Zahlungsdienstleister und Steuerberater.
5. Übermittlung an Drittländer / internationale Organisationen
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums – sogenannte Drittländer – erfolgt nur innerhalb der Unternehmensgruppe und/oder soweit dies für die Ausführung unserer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. Meldepflichten gegenüber den Steuerbehörden), sofern wir Ihre Einwilligung haben oder dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung geschieht.
Falls erforderlich, werden in Einzelfällen personenbezogene Daten an einen IT-Dienstleister in einem Drittland übermittelt, um unseren IT-Betrieb zu gewährleisten. Wird der Dienstleister in einem Drittland eingesetzt, wird ein angemessenes Datenschutzniveau durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.
Bei der Bearbeitung eingehender Nachrichten kann unter bestimmten Umständen auch ein Zugriff durch Mitarbeiter der zuständigen Fachabteilung erforderlich sein, die organisatorisch bei der Hitachi Solutions Germany GmbH in Deutschland angesiedelt sind. Die betreffenden Mitarbeiter unterstehen ihrem direkten Vorgesetzten bei der Hitachi Solutions Germany GmbH. Insbesondere kann ein Zugriff erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die anderen Mitarbeiter im Krankheitsfall die eingegangenen Nachrichten weiterhin ordnungsgemäß bearbeiten können.
6. Kundenbeziehungsmanagement
Unsere Prozesse im Bereich Kundenbeziehungen werden durch Software unterstützt. Alle europäischen Niederlassungen von Hitachi Solutions nutzen ein gemeinsames Tool: Microsoft Dynamics 365 Sales. Die Datenverarbeitung im Sinne von Abschnitt 4.1 erfolgt hier (vorvertragliche Maßnahmen).
Der Zugriff durch unsere europäischen Niederlassungen (einschließlich des Zugriffs aus Drittländern im Sinne der DSGVO) wird durch ein Berechtigungskonzept geregelt.
Für Großbritannien gilt:
Wir nutzen Microsoft Dynamics 365 Sales in Verbindung mit den folgenden Tools:
- Userlane: Ein Schulungstool, das Anwendungsfälle in der Produktionsumgebung simuliert. Die unter Punkt 2 genannten personenbezogenen Daten können in diesem Zusammenhang verarbeitet werden.
- ClickDimension: Ein Marketing-Tool, das die unter Punkt 2 genannten personenbezogenen Daten zum Versand von Newslettern verarbeitet. Es dient zudem als Kampagnen-Tool.
- Introhive: Eine Softwarelösung, die dabei hilft, Informationen zur Kundenbeziehung unternehmensweit zu visualisieren. Die unter Punkt 2 genannten personenbezogenen Daten können in diesem Zusammenhang verarbeitet werden.
Microsoft-Co-Selling-Möglichkeiten: Teil eines Microsoft-Portals, in das Verkaufschancen eingegeben werden, um Kunden bestmöglich zu beraten. Über dieses Portal werden Vereinbarungen zu Verkaufschancen direkt mit dem Hersteller Microsoft getroffen. Dabei werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer verarbeitet.
7. Aufbewahrungsdauer
Wir verarbeiten und speichern Daten so lange, wie dies zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist.
Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre vorübergehende Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich. Die Aufbewahrungs- oder Dokumentationsfristen betragen in der Regel zwischen 2 und 10 Jahren. In diesen Fällen wird die Verarbeitung nach Wegfall des Verarbeitungszwecks derart eingeschränkt, dass lediglich der Speicherzweck gemäß den als Beispiele genannten Gesetzen erfüllt werden kann.
8. Datenschutzrechte der betroffenen Personen
Jede betroffene Person hat das Recht auf
- Informationen (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Darüber hinaus besteht das Recht, beim Datenschutzbeauftragten Beschwerde einzulegen. Sollte eine betroffene Person von diesen Rechten Gebrauch machen, werden wir prüfen, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die uns vor Inkrafttreten der DSGVO – d. h. vor dem 25.05.2018 – erteilt wurden. Dabei ist zu beachten, dass ein Widerruf nur für die Zukunft wirksam ist. Die vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitungen bleiben davon unberührt.
9. Informationspflicht
Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit unserem Unternehmen sind jene personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung sowie für die Erfüllung der damit verbundenen Verpflichtungen erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten ist es uns in der Regel nicht möglich, einen Vertrag abzuschließen, durchzuführen oder zu beenden.